Contrôler une livraison fournisseur

La réception d’une commande fournisseur constitue le moment où le stock théorique rencontre la marchandise réelle. Un contrôle trop rapide laisse entrer les erreurs de quantité, les références abîmées, les étiquettes incomplètes ou les lots difficiles à retracer. Ces écarts réapparaissent ensuite dans l’inventaire, les ruptures et les réclamations clients.

Une procédure courte, identique pour chaque livraison, protège la marge et la qualité du catalogue. Elle doit distinguer le contrôle immédiat du colis, le rapprochement administratif et la validation commerciale avant mise en rayon.

Préparer la réception avant l’arrivée

Conservez le bon de commande avec les références, variantes, quantités, prix convenus et conditions de livraison. Prévoyez une zone où les colis reçus restent séparés du stock disponible. Aucune marchandise ne doit rejoindre le rayon avant le contrôle.

Cette séparation évite de vendre une référence non enregistrée ou de mélanger un lot contesté avec le stock conforme. Elle devient indispensable lorsque plusieurs livraisons arrivent le même jour.

Contrôler l’état extérieur du colis

Avant l’ouverture, vérifiez le nombre de colis, l’identité de l’expéditeur et l’état des emballages. Photographiez les dommages visibles et conservez les éléments utiles à la réclamation. Une réserve vague ne décrit pas le problème ; notez la zone touchée, la nature du dommage et le colis concerné selon la procédure du transporteur.

Le contrôle extérieur ne remplace pas l’examen du contenu. Un carton intact peut contenir une erreur de préparation, un flacon qui fuit ou un produit mal calé.

Rapprocher commande, livraison et facture

Contrôle	Document de référence	Écart à enregistrer
Référence et variante	Bon de commande	Substitution ou produit non commandé
Quantité reçue	Bon de livraison	Manquant ou surplus
Prix et remise	Facture	Tarif différent de l’accord
État commercial	Critères internes	Casse, fuite, défaut ou salissure
Étiquette et lot	Produit et fiche fournisseur	Mention absente ou incohérente

Enregistrez chaque écart au niveau de la référence. Un commentaire général sur la livraison ne permet pas de corriger le stock ni de calculer la valeur du litige.

Adapter le contrôle aux familles ésotériques

Pour les plantes, écorces, fleurs et racines, vérifiez le conditionnement, la référence botanique fournie, le lot et l’intégrité du sachet. Pour les résines, poudres et sels, contrôlez le poids ou le format commercial indiqué. Pour les huiles, eaux, encres et teintures, recherchez les fuites, l’altération de l’étiquette et les précautions transmises.

Lorsqu’un produit peut relever du règlement CLP, comparez l’étiquette et les documents du fournisseur avant la mise en vente. L’article Quand le règlement CLP s’applique-t-il ? donne les repères nécessaires.

Isoler les produits non conformes

Un article contesté doit rester physiquement identifiable et indisponible à la vente jusqu’à la décision. Marquez son statut dans le système et conservez les photos, numéros de lot, quantités et échanges. Cette quarantaine évite qu’un produit soit vendu ou recompté comme stock sain.

Règle interne. Réceptionné ne signifie pas disponible. La marchandise devient vendable après validation de la référence, de la quantité, de l’état et des informations nécessaires.

Enregistrer le stock au bon moment

Validez les quantités réellement acceptées. Un surplus non commandé, un article cassé ou une référence placée en quarantaine ne doit pas gonfler le stock disponible. Le rapprochement améliore ensuite la fiabilité de l’inventaire et du pilotage des réassorts.

Attribuez un motif aux corrections : erreur fournisseur, dommage transport, erreur de saisie ou défaut d’étiquetage. L’analyse mensuelle révèle les fournisseurs, transporteurs ou familles qui demandent un contrôle renforcé.

Formaliser la réclamation fournisseur

La réclamation doit indiquer le numéro de commande, la facture, la référence, la quantité, la nature de l’écart, les photographies et la solution demandée. Consultez les conditions convenues avec le fournisseur et respectez les délais de signalement applicables. Pour les relations entre professionnels, les CGV et le contrat encadrent la livraison, la vérification et le règlement.

Le choix initial du partenaire reste déterminant. Le guide Comment choisir un grossiste ? complète cette procédure, tandis que la page Sourcing des produits présente les principes d’approvisionnement d’Esotericae.

Sources professionnelles

Service Public Entreprendre détaille le rôle de la facture et son émission au moment de la livraison dans son guide Tout savoir sur la facturation. Les délais de paiement entre professionnels rappellent aussi la possibilité d’une procédure contractuelle d’acceptation ou de vérification.