Uma loja pode apresentar uma margem satisfatória e, ainda assim, enfrentar dificuldades de tesouraria. A razão está no calendário: as mercadorias são encomendadas antes de serem vendidas, alguns encargos vencem em datas fixas e os períodos de maior atividade podem exigir reposições com várias semanas de antecedência. O plano de tesouraria serve precisamente para visualizar estes desfasamentos.
A Bpifrance Création inclui o plano de tesouraria mensal nas previsões financeiras essenciais do plano de negócios. Para uma loja, este documento torna-se depois uma ferramenta de gestão a atualizar todos os meses.
Considerar os recebimentos e pagamentos efetivos
A demonstração de resultados e a tesouraria não contam exatamente a mesma história. O plano de tesouraria regista a data em que o dinheiro entra ou sai efetivamente da conta. É necessário, portanto, listar mês a mês as vendas recebidas, os capitais próprios e financiamentos, seguidos das compras de mercadorias, rendas, encargos, salários, IVA, seguros, subscrições, reembolsos de empréstimos, investimentos e despesas de comunicação.
Numa loja física onde os clientes pagam imediatamente, o desfasamento dos pagamentos dos clientes é limitado. Em contrapartida, os prazos dos fornecedores e o peso das existências podem ser importantes.
Construir um calendário de compras de existências
A rubrica das mercadorias não deve ser copiada como uma percentagem constante das vendas. As encomendas seguem um calendário. Uma loja pode comprar mais em setembro e outubro para preparar o final do ano e receber uma parte importante dessas vendas em novembro e dezembro. O plano deve reproduzir este ritmo.
Também é necessário distinguir a constituição das existências iniciais das reposições. As existências de arranque pertencem ao financiamento inicial; as reposições devem depois ser suportadas pelo ciclo normal da atividade.
Incluir o IVA e os vencimentos frequentemente esquecidos
Parte da tesouraria disponível na conta não constitui um recurso definitivo. Consoante o regime fiscal da empresa, o IVA cobrado deve ser entregue após dedução do IVA recuperável. É igualmente necessário prever contribuições, impostos, vencimentos de seguros, comissões bancárias, manutenção e despesas anuais que não ocorrem todos os meses.
Acrescentar um saldo inicial e um saldo final
O quadro deve começar pela tesouraria disponível no primeiro dia do mês. Somam-se os recebimentos, subtraem-se os pagamentos e obtém-se o saldo final, que passa a ser o saldo inicial do mês seguinte. Este mecanismo revela imediatamente os meses em que a loja pode ficar abaixo do nível de segurança.
O objetivo não é esperar por um saldo negativo para reagir. Um alerta com vários meses de antecedência permite reduzir uma encomenda, negociar um prazo com o fornecedor, adiar um investimento ou preparar financiamento.
Trabalhar com três hipóteses de vendas
Um plano de tesouraria construído apenas sobre o cenário de vendas desejado é frágil. É preferível preparar uma versão central, uma versão baixa e uma versão alta. A versão baixa deve responder a uma questão essencial: se as vendas começarem mais lentamente do que o previsto, durante quantos meses poderá a loja funcionar sem financiamento adicional?
Esta abordagem permite dimensionar a reserva de tesouraria no lançamento. Também evita consumir demasiado rapidamente a liquidez em existências excessivamente amplas.
Atualizar mensalmente os resultados reais
Após a abertura, o plano previsto deve incluir uma coluna para os valores efetivos. As diferenças entre previsão e realidade são então analisadas: vendas inferiores, margem diferente, compras antecipadas ou despesas imprevistas. Ao fim de alguns meses, o plano torna-se mais fiável porque começa a surgir a sazonalidade específica da loja.
Esta disciplina complementa diretamente a gestão de existências. O guia Como gerir as existências sem imobilizar a tesouraria? explica a relação entre rotação e liquidez.
Transformar o plano de tesouraria numa ferramenta de decisão
A principal utilidade do documento não é, portanto, meramente contabilística. Consiste em saber quando encomendar, quanto manter em reserva, em que momento uma despesa é suportável e se o crescimento pode realmente ser financiado. Uma loja que aumenta as vendas pode, paradoxalmente, consumir mais tesouraria se tiver de constituir mais existências.
O recurso da Bpifrance Création sobre o plano de tesouraria permite aprofundar a elaboração do quadro. Os pressupostos iniciais podem também ser organizados no gerador de planos de negócios Esotericæ.