Numa loja esotérica, um inventário fiável não serve apenas para cumprir uma obrigação contabilística. Revela diferenças entre o stock registado e as existências reais, ajuda a repor os produtos e identifica referências que imobilizam capital sem contribuir suficientemente para as vendas.
A dificuldade resulta muitas vezes da variedade de formatos: unidades, saquetas, frascos, lotes, artigos abertos para demonstração e referências quase iguais. Um método preparado antecipadamente evita que a contagem se transforme numa operação demorada, cujos resultados já estão desatualizados quando são introduzidos no sistema.
Definir o âmbito antes de contar
Defina uma data e hora de referência. Identifique as mercadorias na área de venda, no armazém, em encomendas recebidas mas ainda não registadas, nas devoluções pendentes e, se aplicável, num segundo local de armazenamento. Os artigos pertencentes a terceiros ou já vendidos mas ainda não entregues devem ser assinalados separadamente.
Cada referência deve ter um identificador estável: SKU, código de barras ou código interno. O nome comercial, por si só, não basta quando existem diferentes capacidades ou variantes.
Preparar uma folha de contagem útil
| Campo | Finalidade | Regra recomendada |
|---|---|---|
| Referência | Evitar confusões | Um identificador único por variante |
| Localização | Organizar o percurso | Uma zona física claramente identificada |
| Quantidade teórica | Medir a diferença | Fixar os dados à hora de referência |
| Quantidade contada | Determinar o stock real | Não preencher antecipadamente para a primeira contagem |
| Motivo da diferença | Corrigir a causa | Receção, quebra, erro, furto, demonstração |
Contar por zonas em vez de categorias
A contagem física deve seguir o espaço: montra, móvel, prateleira, armazém e área de preparação. Assim, reduzem-se omissões e contagens duplicadas. Depois, os resultados podem ser analisados por categoria de produto.
Para plantas, resinas ou pós vendidos em embalagens fechadas, conte as unidades comercializáveis. Se um artigo foi aberto, determine previamente se continua apto para venda, passa a amostra ou deve sair do stock. O objetivo não é uma precisão fictícia, mas aplicar sempre as mesmas regras.
Organizar uma verificação em duas fases
A primeira contagem deve ser realizada sem mostrar a quantidade teórica. As diferenças relevantes são depois objeto de uma segunda contagem por outra pessoa. Esta verificação direcionada costuma ser mais eficaz do que contar tudo duas vezes.
Analisar as diferenças em vez de as apagar
Corrigir o software sem investigar a causa retira valor ao inventário. Diferenças repetidas podem indicar uma receção mal verificada, uma unidade de venda mal configurada, quebras não registadas, utilização interna esquecida ou armazenamento desorganizado.
Defina alguns motivos simples e consistentes. Poderá acompanhar a sua frequência e valor. Um aumento das diferenças numa categoria pode justificar maior controlo na receção, mudança de localização ou revisão dos procedimentos de venda.
Combinar inventário anual com contagens rotativas
O inventário de fecho apresenta uma visão global. As contagens rotativas mantêm a fiabilidade durante todo o ano. Os artigos mais vendidos, mais caros ou mais sujeitos a diferenças podem ser verificados mensalmente; os intermédios, trimestralmente; os de baixa rotação, com menor frequência.
Esta hierarquia segue os princípios do nosso guia de gestão de stock. Ajuda também a antecipar o ponto de encomenda e a reduzir ruturas dos mais vendidos.
Transformar o inventário numa ferramenta de compras
Depois de reconciliar os dados, calcule a rotação, a cobertura e o valor do stock parado. Uma quantidade exata só é útil quando permite decidir: repor, reduzir quantidades, mudar o artigo de lugar, associá-lo a um complemento ou deixar de o comprar.
- prepare os locais e as referências antes do fecho;
- registe todas as entradas e saídas até à hora definida;
- volte a contar as diferenças de maior valor;
- mantenha um registo das correções e dos motivos;
- atribua cada ação corretiva a uma pessoa e um prazo.
O inventário torna-se assim a ligação entre a contabilidade, a tesouraria e a qualidade do serviço. Para aprofundar esta análise, consulte também o artigo sobre indicadores de gestão e o dedicado ao stock inicial.