Zatrudnienie pierwszego pracownika zasadniczo zmienia funkcjonowanie sklepu. Właściciel nie jest już tylko sprzedawcą: staje się pracodawcą, z obowiązkami administracyjnymi, ubezpieczeniowymi i związanymi z bezpieczeństwem pracy. Właściwe pytanie nie brzmi więc wyłącznie „czy mam za dużo pracy?”, lecz także „czy sklep będzie w stanie stale finansować to stanowisko i efektywnie wykorzystać czas pracownika?”.
Najpierw określ potrzeby, dopiero potem koszt wynagrodzenia
Pracownik może pomóc osiągnąć kilka celów: zapewnić obsadę w godzinach otwarcia, zwolnić czas właściciela na zakupy i e-commerce, podnieść jakość doradztwa, przygotowywać zamówienia lub zarządzać zapleczem. Przed rekrutacją trzeba oszacować, co konkretnie umożliwi nowe stanowisko.
Jeśli zatrudnienie służy jedynie skompensowaniu złej organizacji magazynu albo zbyt szerokich godzin otwarcia, może zwiększyć koszty bez odpowiedniego wzrostu obrotów.
Uwzględnij całkowity koszt pracodawcy
Wynagrodzenie brutto to nie całość wydatków. Należy doliczyć składki pracodawcy, dodatkowe ubezpieczenie zdrowotne, ewentualne świadczenia, medycynę pracy, wyposażenie, szkolenia, urlopy i czas poświęcony na zarządzanie. Potencjalne dotacje nie powinny przesłaniać normalnego kosztu stanowiska po zakończeniu wsparcia.
Koszt ten trzeba uwzględnić w progu rentowności i planie przepływów pieniężnych.
Zgłoszenie DPAE przed rozpoczęciem pracy
We Francji pracodawca musi dokonać wstępnego zgłoszenia zatrudnienia (DPAE). Można je złożyć najwcześniej osiem dni przed przyjęciem pracownika, a najpóźniej przed rozpoczęciem przez niego pracy, zgodnie z obowiązującymi zasadami. Zgłoszenie uruchamia kilka procedur z zakresu ubezpieczeń społecznych.
Rejestr pracowników od pierwszej zatrudnionej osoby
Każdy pracownik musi zostać wpisany do jednolitego rejestru personelu. Obowiązek ten powstaje już przy pierwszym zatrudnieniu, a następnie rejestr trzeba aktualizować w związku z przyjęciami i odejściami pracowników.
Umowa, lista płac i obowiązkowe informacje
W zależności od rodzaju umowy forma pisemna jest obowiązkowa lub podlega szczegółowym regulacjom. Pracodawca musi także przekazywać najważniejsze informacje o stosunku pracy, wystawiać paski wynagrodzeń oraz składać deklaracje dotyczące ubezpieczeń społecznych.
Biuro płac lub księgowy może ograniczyć ryzyko pomyłek, ale nie przejmuje odpowiedzialności pracodawcy za organizację pracy.
Zdrowie, bezpieczeństwo i dokument DUERP
Pracodawca musi zapobiegać zagrożeniom zawodowym i organizować profilaktyczną opiekę medyczną. Od chwili zatrudnienia pracowników kluczowe staje się sporządzenie jednolitego dokumentu oceny ryzyka zawodowego (DUERP). W zależności od sklepu należy przeanalizować m.in. przenoszenie kartonów, używanie drabin, magazynowanie, kadzidła i pył, ewentualne substancje chemiczne, pracę w pojedynkę, obsługę kasy, pożar czy agresję.
Ustal właściwy układ zbiorowy pracy
We Francji właściwy układ zbiorowy zależy od faktycznej głównej działalności przedsiębiorstwa. Może określać minimalne wynagrodzenia, klasyfikacje stanowisk, urlopy, okresy wypowiedzenia lub premie. Kod APE pomaga w poszukiwaniu układu, lecz sam w sobie nie przesądza prawnie o jego wyborze.
CDI, CDD czy niepełny wymiar czasu pracy?
Rodzaj umowy musi odpowiadać rzeczywistym potrzebom. Francuskiej umowy terminowej CDD nie można stosować tylko po to, by uniknąć umowy na czas nieokreślony CDI, bez ustawowej podstawy. Niepełny etat może odpowiadać małemu sklepowi, ale podlega również przepisom dotyczącym wymiaru czasu pracy, umowy i planowania grafiku.
Sprawdź rentowność po zatrudnieniu
Trzy miesiące po rozpoczęciu pracy przez nową osobę właściciel powinien porównać sytuację: obroty na godzinę otwarcia, jakość obsługi, sprawność realizacji zamówień internetowych, braki magazynowe, czas poświęcany na zakupy i obciążenie właściciela. Nie chodzi o ocenianie pracownika tylko przez pryzmat wartości sprzedaży, którą sam obsługuje, lecz o sprawdzenie, czy nowa organizacja przynosi firmie rzeczywiście większą wartość.
Źródła urzędowe
Service-Public Entreprendre — jak ustalić układ zbiorowy przy zatrudnianiu pierwszego pracownika? · Service-Public Entreprendre — otwarcie sklepu · Service-Public Entreprendre — okresy przechowywania dokumentacji pracowniczej