De ontvangst van een leveranciersbestelling is het moment waarop de voorraadadministratie wordt vergeleken met de echte goederen. Een te snelle controle kan fouten in aantallen, beschadigde artikelen, ontbrekende etiketten of slecht traceerbare partijen ongemerkt toelaten. Zulke verschillen komen later terug bij de inventarisatie, voorraadtekorten en klachten van klanten.
Een korte, vaste procedure bij iedere levering beschermt de marge en kwaliteit van de catalogus. Maak onderscheid tussen de eerste pakketcontrole, administratieve vergelijking en commerciële goedkeuring vóór een artikel in het schap komt.
Bereid de ontvangst vóór aankomst voor
Bewaar de bestelling met artikelreferenties, varianten, hoeveelheden, afgesproken prijzen en levervoorwaarden. Richt een plek in waar ontvangen pakketten gescheiden blijven van de beschikbare voorraad. Zet goederen pas in de winkel na controle.
Zo voorkomt u verkoop van nog niet geregistreerde artikelen of het vermengen van betwiste goederen met goedgekeurde voorraad. Dit is bijzonder belangrijk wanneer meerdere leveringen op dezelfde dag aankomen.
Controleer de buitenkant van het pakket
Controleer vóór openen het aantal pakketten, de afzender en de staat van de verpakking. Fotografeer zichtbare beschadigingen en bewaar bewijsmateriaal voor een klacht. Een vage opmerking is niet voldoende: noteer de getroffen plek, aard van de schade en het betrokken pakket volgens de regels van de vervoerder.
Een controle van de buitenkant vervangt het nakijken van de inhoud niet. Een onbeschadigde doos kan verkeerd gepakte artikelen, een lekkend flesje of onvoldoende bescherming bevatten.
Vergelijk bestelling, levering en factuur
| Controlepunt | Brondocument | Te registreren verschil |
|---|---|---|
| Artikel en variant | Bestelbevestiging | Vervangend of niet-besteld product |
| Ontvangen aantal | Pakbon | Ontbrekend of te veel ontvangen |
| Prijs en korting | Factuur | Andere prijs dan overeengekomen |
| Verkoopbare staat | Interne kwaliteitscriteria | Breuk, lekkage, defect of vervuiling |
| Etiket en partijnummer | Product en leveranciersfiche | Ontbrekende of tegenstrijdige vermelding |
Registreer elke afwijking per artikelreferentie. Een algemene opmerking over de levering maakt het niet mogelijk de voorraad te corrigeren of de financiële waarde van het geschil te bepalen.
Pas de controle aan de esoterische productgroep aan
Controleer bij kruiden, schors, bloemen en wortels de verpakking, opgegeven botanische naam, partijnummers en de integriteit van de zakjes. Bekijk bij harsen, poeders en zouten het vermelde gewicht of verkoopformaat. Controleer bij oliën, rituele waters, inkten en tincturen op lekkage, beschadigde etiketten en meegeleverde waarschuwingen.
Vergelijk bij producten die onder CLP kunnen vallen het etiket en de documenten van de leverancier vóór verkoop. Het artikel Wanneer geldt de CLP-verordening? geeft daarvoor de belangrijkste aanwijzingen.
Houd niet-conforme artikelen apart
Een betwist product moet duidelijk herkenbaar en niet verkoopbaar blijven totdat een beslissing is genomen. Markeer die status in het systeem en bewaar foto's, partijnummers, hoeveelheden en correspondentie. Zo voorkomt u dat dit artikel wordt verkocht of als gewone voorraad wordt meegeteld.
Registreer de voorraad op het juiste moment
Boek alleen daadwerkelijk goedgekeurde aantallen in. Niet-bestelde extra artikelen, kapotte producten en goederen in quarantaine mogen de verkoopbare voorraad niet vergroten. Deze vergelijking versterkt de betrouwbaarheid van de inventarisatie en van het voorraadbeheer.
Geef elke correctie een reden: leveranciersfout, transportschade, invoerfout of probleem met het etiket. Een maandelijkse analyse laat zien welke leveranciers, vervoerders of productgroepen extra controle nodig hebben.
Maak de leveranciersklacht compleet
Vermeld in de klacht het bestelnummer, de factuur, artikelreferentie, hoeveelheid, aard van het verschil, foto's en de gewenste oplossing. Controleer de afspraken met de leverancier en respecteer de toepasselijke meldtermijnen. Tussen bedrijven bepalen de algemene verkoopvoorwaarden en het contract de regels voor levering, controle en betaling.
De keuze van de leverancier blijft belangrijk. De gids Hoe kiest u een groothandel? vult deze werkwijze aan en de pagina Productherkomst en inkoop beschrijft het inkoopbeleid van Esotericæ.
Professionele bronnen
Service Public Entreprendre beschrijft de rol van de factuur en uitgifte bij levering in de gids Alles over facturatie. Ook de regels over betalingstermijnen tussen bedrijven behandelen een eventuele contractuele procedure voor acceptatie of controle.