Un buon riassortimento ha due obiettivi apparentemente opposti: evitare l'esaurimento dei prodotti richiesti e limitare il capitale immobilizzato. Serve abbandonare gli ordini basati sulle sensazioni e adottare un sistema fondato su velocità di vendita e tempi del fornitore.
Classificare le referenze per importanza
Non tutti gli articoli richiedono lo stesso controllo. Quelli che generano gran parte di fatturato o margine vanno verificati spesso. I prodotti intermedi possono essere controllati ogni settimana o due; quelli lenti non necessitano della stessa riserva di sicurezza.
Questa logica, simile alla classificazione ABC, concentra il tempo sugli articoli la cui indisponibilità farebbe perdere vendite.
Calcolare il punto di riordino
Il punto di riordino è la quantità di scorte alla quale effettuare un nuovo ordine affinché arrivi prima dell'esaurimento. Una formula semplice somma la domanda prevista durante la consegna alla scorta di sicurezza.
Se un articolo vende quattro unità a settimana, il fornitore consegna in due settimane e si vogliono quattro pezzi di riserva, bisogna ordinare quando rimangono circa dodici unità.
Il calcolo deve evolvere. Un articolo stagionale non si gestisce con la media annuale; uno appena introdotto non dispone ancora di dati affidabili.
Adattare la riserva di sicurezza al rischio
La scorta di sicurezza deve essere più alta per un prodotto rapido, incostante nella disponibilità o strategico. Può essere minima per un articolo lento, sostituibile o consegnato in pochi giorni. Applicare la stessa regola a tutto il catalogo provoca esaurimenti o acquisti eccessivi.
Creare un calendario degli ordini
Per evitare acquisti dispersi, fissate un giorno di controllo per ogni fornitore: lunedì per il primo, giovedì per il secondo, verifica mensile delle linee lente. Così si raggiungono più facilmente le soglie di spedizione gratuita senza anticipare troppo gli ordini.
Utilizzate i tempi reali, non quelli ideali annunciati. Se un fornitore impiega normalmente dieci giorni nonostante la promessa di cinque, il riordino deve considerare dieci giorni.
Non riordinare automaticamente gli articoli a bassa rotazione
Il fatto che un articolo sia esaurito non significa sempre doverlo riordinare. Prima di farlo, controllate ultima vendita, margine, prodotti simili e spazio disponibile.
Questa regola libera progressivamente budget dagli articoli che non hanno trovato clienti. La guida Come gestire le scorte senza bloccare la liquidità? approfondisce il metodo.
Riservare un budget d'acquisto
Il riassortimento dovrebbe seguire un budget mensile, talvolta detto open-to-buy. Considera vendite previste, scorte disponibili e liquidità. Evita che diversi ordini ragionevoli presi separatamente superino insieme le possibilità finanziarie del mese.
Verificare ricevimento e accuratezza del magazzino
Il sistema funziona soltanto se le giacenze nel software corrispondono a quelle fisiche. Contate le consegne, registrate le rotture e correggete le differenze. Inventari ciclici di una parte del negozio ogni settimana riducono gli errori senza attendere quello annuale.
Preparare separatamente i periodi intensi
Le festività di fine anno e altri periodi importanti richiedono ordini specifici. Le quantità devono basarsi su dati storici, crescita prevista e possibilità di riassortimento nella stagione. Moltiplicare meccanicamente gli acquisti perché il periodo è considerato forte è rischioso.
L'articolo Come preparare il calendario commerciale di un negozio esoterico? colloca i riordini nell'anno.
Un riassortimento ben organizzato trasforma le giacenze in un sistema gestito: i prodotti più venduti restano disponibili, quelli lenti non assorbono automaticamente il budget e gli acquisti diventano più prevedibili.
Se dall'analisi delle scorte emerge la necessità di una nuova categoria, preparate gli articoli nel compositore di assortimenti e confrontate la proposta con budget e vendite. Per gli articoli mantenuti, il calcolatore del margine permette di valutare l'effetto di nuovi costi d'acquisto o trasporto sul prezzo al pubblico.