Eine zuverlässige Inventur erfüllt in einem Esoterikgeschäft nicht nur buchhalterische Anforderungen. Sie deckt Abweichungen zwischen dem im System erfassten und dem tatsächlich vorhandenen Bestand auf, sichert Nachbestellungen ab und zeigt, welche Artikel Kapital binden, ohne ausreichend Umsatz zu erzielen.
Besonders schwierig ist häufig die Vielfalt der Verkaufseinheiten: Einzelstücke, Beutel, Flaschen, Sets, Vorführartikel und sehr ähnliche Produktvarianten. Eine gut vorbereitete Methode verhindert, dass das Zählen so lange dauert, dass die Bestände bei der Erfassung bereits wieder veraltet sind.
Vor der Zählung den Umfang festlegen
Bestimmen Sie einen Stichtag und eine genaue Uhrzeit. Berücksichtigen Sie Ware im Verkaufsraum, im Lager, in noch nicht erfassten Lieferungen, bei offenen Rücksendungen und gegebenenfalls an weiteren Lagerorten. Fremde Ware sowie bereits verkaufte, aber noch nicht übergebene Produkte sind getrennt zu kennzeichnen.
Jeder Artikel braucht eine eindeutige Kennung, etwa SKU, Barcode oder interne Artikelnummer. Allein der Produktname reicht nicht aus, wenn verschiedene Füllmengen und Varianten angeboten werden.
Eine brauchbare Inventurliste vorbereiten
| Feld | Zweck | Empfohlene Vorgehensweise |
|---|---|---|
| Artikelnummer | Verwechslungen verhindern | Eine eindeutige Kennung je Variante |
| Lagerort | Zählweg organisieren | Jede Lagerzone klar benennen |
| Sollbestand | Bestandsabweichungen feststellen | Daten zum festgelegten Stichtag einfrieren |
| Gezählte Menge | Tatsächlichen Bestand ermitteln | Bei der ersten Zählung nicht vorab eintragen |
| Grund der Abweichung | Ursache beheben | Wareneingang, Bruch, Fehler, Diebstahl, Vorführung |
Nach Lagerzonen statt nach Produktfamilien zählen
Folgen Sie beim Zählen der räumlichen Anordnung: Schaufenster, Regale, Schränke, Lager und Packbereich. Dadurch sinkt das Risiko, Artikel zu übersehen oder doppelt zu erfassen. Erst anschließend lassen sich die Ergebnisse nach Produktfamilien auswerten.
Bei Pflanzen, Harzen und Pulvern in geschlossenen Packungen zählen Sie die tatsächlich verkaufsfähigen Einheiten. Wurde eine Packung geöffnet, muss vorher feststehen, ob sie weiterhin verkauft werden kann, als Muster gilt oder aus dem Bestand auszubuchen ist. Entscheidend ist eine einheitliche Regel, keine scheinbar exakte Schätzung.
In zwei Durchgängen kontrollieren
Die erste Zählung sollte ohne Sicht auf den Sollbestand erfolgen. Größere Unterschiede werden anschließend von einer zweiten Person erneut gezählt. Eine solche gezielte Nachkontrolle ist meist effizienter als das vollständige doppelte Zählen sämtlicher Artikel.
Ursachen von Bestandsabweichungen untersuchen
Wer lediglich die Software korrigiert, ohne nach dem Grund zu suchen, verschenkt den eigentlichen Nutzen der Inventur. Wiederkehrende Unterschiede weisen häufig auf ungenaue Warenannahme, falsch hinterlegte Verkaufseinheiten, nicht verbuchten Bruch, vergessenes Material für den Eigengebrauch oder unübersichtliche Lagerorte hin.
Verwenden Sie wenige, klar definierte Ursachenkennzeichen. So lässt sich später ihre Häufigkeit und ihr Wert auswerten. Häufen sich Abweichungen bei einer Warengruppe, kann eine bessere Wareneingangskontrolle, eine andere Regalordnung oder eine angepasste Verkaufsroutine helfen.
Jahresinventur und regelmäßige Stichprobenzählungen kombinieren
Die Jahresabschlussinventur liefert eine Gesamtaufnahme. Regelmäßige Stichproben erhalten die Datenqualität im laufenden Jahr. Besonders gefragte, kostspielige oder fehleranfällige Artikel können monatlich überprüft werden; mittlere Referenzen vierteljährlich und langsam drehende Artikel seltener.
Diese Einteilung entspricht auch den Grundsätzen in unserem Leitfaden zur Lagerverwaltung. Mit ihr lässt sich der Zeitpunkt für Nachbestellungen besser planen und das Risiko von Fehlbeständen bei Bestsellernverringern.
Die Inventur als Grundlage für Einkaufsentscheidungen nutzen
Nach dem Abgleich können Sie Lagerumschlag, Bestandsreichweite und Wert langsam drehender Ware berechnen. Eine exakte Menge ist nur dann nützlich, wenn sie zu einer Entscheidung führt: nachbestellen, Einkaufstiefe reduzieren, den Regalplatz ändern, mit einem passenden Ergänzungsprodukt kombinieren oder keine weiteren Einheiten kaufen.
- Lagerplätze und Artikelnummern vor dem Zähltag vorbereiten;
- alle Ein- und Ausgänge bis zur festgelegten Uhrzeit erfassen;
- Abweichungen mit hohem Warenwert erneut prüfen;
- Korrekturen und Gründe dokumentieren;
- für jede Maßnahme eine verantwortliche Person und einen Termin festlegen.
Damit verbindet die Inventur Buchhaltung, Liquiditätsplanung und Servicequalität. Weitere Informationen finden Sie in unserem Artikel über wichtige Kennzahlen für Esoterikgeschäfte sowie im Ratgeber zum Anfangsbestand.