Eine gute Nachbestellstrategie verfolgt zwei Ziele, die zunächst widersprüchlich erscheinen: Gefragte Produkte sollen stets verfügbar sein, gleichzeitig darf nicht zu viel Kapital in den Lagerregalen gebunden werden. Dafür sollten Sie sich beim Einkauf nicht allein auf Ihr Gefühl verlassen, sondern Verkaufszahlen und tatsächliche Lieferzeiten systematisch auswerten.
Artikel nach ihrer wirtschaftlichen Bedeutung einteilen
Nicht jeder Artikel benötigt dieselbe Aufmerksamkeit. Produkte, die einen erheblichen Teil des Umsatzes oder Deckungsbeitrags erwirtschaften, sollten häufiger kontrolliert werden. Bei Artikeln mittlerer Bedeutung kann eine wöchentliche oder zweiwöchentliche Prüfung ausreichen. Langsam drehende Produkte brauchen hingegen nicht denselben Sicherheitsbestand wie häufig verkaufte Bestseller.
Diese Vorgehensweise ähnelt einer ABC-Analyse und hilft Ihnen, Ihre Arbeitszeit auf diejenigen Artikel zu konzentrieren, deren Nichtverfügbarkeit tatsächlich Umsatz kosten würde.
Den Bestellpunkt berechnen
Der Bestellpunkt bezeichnet den Lagerbestand, bei dem die nächste Bestellung ausgelöst werden muss, damit die Lieferung möglichst noch vor einem Ausverkauf eintrifft. Bei einer einfachen Berechnung addieren Sie den erwarteten Absatz während der Lieferzeit und einen zusätzlichen Sicherheitsbestand.
Wenn sich ein Produkt viermal pro Woche verkauft, der Lieferant zwei Wochen für den Versand benötigt und Sie zusätzlich vier Stück als Sicherheit aufbewahren möchten, sollten Sie bei etwa zwölf verbleibenden Einheiten nachbestellen.
Der Wert muss regelmäßig angepasst werden. Für saisonale Produkte ist der durchschnittliche Jahresabsatz häufig ungeeignet. Bei neuen Artikeln fehlt zunächst eine aussagekräftige Verkaufshistorie.
Den Sicherheitsbestand am Risiko ausrichten
Ein höherer Sicherheitsbestand kann sinnvoll sein, wenn ein Artikel schnell verkauft wird, nur unregelmäßig lieferbar ist oder für Ihr Geschäft eine besonders wichtige Rolle spielt. Bei einem selten gekauften, leicht ersetzbaren Produkt mit kurzer Lieferzeit genügt dagegen oft ein sehr kleiner Puffer. Eine einheitliche Regel für das gesamte Sortiment verursacht entweder Fehlbestände oder übermäßige Lagerbestände.
Feste Bestelltermine einplanen
Um ungeplante Einzelkäufe zu vermeiden, können Sie jedem Lieferanten einen festen Prüftermin zuordnen: beispielsweise montags für einen Großhändler, donnerstags für einen zweiten und monatlich für weniger gefragte Produktlinien. Ein fester Rhythmus erleichtert zudem das Erreichen sinnvoller Versandfreigrenzen, ohne Waren unnötig früh einzukaufen.
Berücksichtigen Sie die tatsächlich beobachteten Lieferzeiten und nicht nur die optimistischsten Angaben. Benötigt ein Lieferant gewöhnlich zehn Tage, obwohl er theoretisch fünf Tage verspricht, muss Ihre Nachbestellplanung mit den zehn Tagen rechnen.
Langsam verkaufte Produkte nicht automatisch nachbestellen
Ein Lagerbestand von null bedeutet nicht zwangsläufig, dass der Artikel erneut eingekauft werden sollte. Prüfen Sie vor jeder Nachbestellung eines langsam drehenden Produkts den letzten Verkauf, die Handelsspanne, vorhandene Alternativen und die verfügbare Regalfläche.
So kann Einkaufsbudget allmählich von Produkten freigesetzt werden, die zu wenig Nachfrage finden. Unser Ratgeber Warenbestand steuern, ohne zu viel Kapital zu binden erläutert diese Vorgehensweise.
Ein monatliches Einkaufsbudget festlegen
Nachbestellungen sollten innerhalb eines monatlichen Einkaufsbudgets liegen. Im Einzelhandel wird dieses auch als Open-to-Buy-Budget bezeichnet. Es berücksichtigt die erwarteten Verkäufe, die bereits vorhandenen Bestände und die verfügbare Liquidität. So verhindern Sie, dass mehrere einzeln betrachtet vernünftige Bestellungen zusammen die finanziellen Möglichkeiten eines Monats überschreiten.
Wareneingang und Lagerbestände überprüfen
Ein Nachbestellsystem ist nur zuverlässig, wenn die im Warenwirtschaftssystem erfassten Mengen mit den tatsächlichen Beständen übereinstimmen. Kontrollieren Sie daher die eingegangenen Mengen, erfassen Sie beschädigte Artikel und berichtigen Sie Abweichungen. Eine rollierende Inventur, bei der Sie jede Woche einen Teil des Sortiments zählen, verringert Fehler, ohne bis zur jährlichen Bestandsaufnahme warten zu müssen.
Starke Verkaufsphasen gesondert vorbereiten
Das Jahresendgeschäft und andere besonders umsatzstarke Phasen verlangen eine eigene Bestellplanung. Die Mengen sollten sich nach bisherigen Verkaufszahlen, dem erwarteten Wachstum und den Nachbestellmöglichkeiten während der Saison richten. Es wäre riskant, die Einkaufsmenge allein deshalb pauschal zu vervielfachen, weil eine bestimmte Jahreszeit als verkaufsstark gilt.
Wie Sie solche Nachbestellungen in die Jahresplanung integrieren, erfahren Sie in unserem Ratgeber Verkaufsaktionen im Jahreskalender eines Esoterikgeschäfts planen.
Ein durchdachtes Nachbestellsystem macht das Lager kalkulierbarer: Bestseller bleiben verfügbar, wenig nachgefragte Produkte binden nicht mehr automatisch Einkaufsbudget und Ihre Bestellungen werden für die Liquiditätsplanung besser vorhersehbar.
Wenn Sie nach der Bestandsprüfung eine neue Warengruppe einführen möchten, wählen Sie mit dem Sortimentsplaner passende Artikel aus und gleichen Sie den Vorschlag mit Ihrem Budget und den tatsächlichen Verkäufen ab. Für bereits geführte Artikel können Sie mit dem Margenrechner prüfen, wie sich veränderte Einkaufs- oder Transportkosten auf den Wiederverkaufspreis auswirken.